【PConline 产业观察】每到九、十月份，对于企业来说，就又到了制作来年企业采购计划的日子。面对如今的经济环境，如何能进一步降低企业运营成本，挑选出真正能为企业省钱的办公设备，无疑成为一项重中之重的任务。今天，就和您聊一聊办公中不可或缺的打印机该如何选择。
在企业的日常运营中，打印成本是一笔稳定而持续的支出。什么样的打印设备才能更省钱？购机价格低就是王道？No!No!No!这其实是很多人脑海中的一个错误印象。其实，在这里我们更应该关注的是打印机的综合成本，即包括显性的购机成本和隐性的后续使用成本，而不仅仅是显性的购机成本。很多采购人员错误的将成本省在了购机成本上，殊不知，如果选择了不合适的打印机，在后期使用中有可能会付出更多隐性的成本支出，甚至会因此影响工作效率。
那么，该如何选购一台综合成本低的打印机？拢共分五步，一看打印量、二选功能、三挑输出颜色、四看速度、五选服务。
一看打印量
选择打印机，首先要考虑的就是打印量。常常看到很多小企业购买价格很低的家用机，但其实这是最不明智的选择。多数厂商对于自己的产品线都有清晰的定位，激光打印机、商用喷墨打印机、家用打印机或者家庭打印机，既然有这样的划分，就有它的道理。家庭中的打印场景，往往属于“应急”+“给生活加点儿料”的范畴，无非是打印些照片，少量的文档、或者孩子寓教于乐的折纸、填色卡等，以家用打印机的部件、耗材等设计，通常很难承担企业级的高打印量。比如刚刚创业的3、5人企业，无论是使用人数还是打印量，都不会太高，选择一台佳能的加墨式或者爱普生的墨仓式打印机基本就够了。二、三十人的企业，每月的打印量在几百页或者几千页，激光机或商用喷墨打印机，都是合适的选择。如果是三、五百人的大型企业，显然A3复合机+激光机/商用喷墨打印机这样的组合更合适。当然，能负荷更高打印量的设备在购机成本上自然也会稍高，但只有能满足打印量的设备，才能保质保量地完成打印任务，不会因为超负荷运转，付出更高的隐性维修成本。
佳能iB4180
二选功能
其实选择打印设备和装修比较相似，基本都是在项目开始之前进行，要在自己还不太了解需求之前进行选择。所以建议大家在价格差不多、或者相差不多的情况下，尽量选择功能齐全的设备，比如打印、复印、扫描、传真……而且对于多数普通员工来说，熟悉一台文印设备就已经是件挺麻烦的事儿了，最好这一台设备就能解决他们所有的需求。当然，如果是企业组，在公司已经有了不少多功能一体机的情况下，仍然无法满足打印需求，还是可以选择一台单功能打印机来补充打印需求。基本上每个厂商在推出一个系列产品时，都会同时推出多功能一体机和打印机。以佳能MAXIFY高速商用喷墨系列为例，包括2台多功能一体机MB5480、MB5180和1台打印机iB4180。MB5480、MB5180拥有打印、复印、扫描及传真功能，iB4180则是1台单功能打印机，你可以根据自己的需求进行选择。一台功能齐全的打印机，可以避免你在后续使用中因缺少某个功能而产生二次购买或者升级设备的隐性成本。
佳能MB5180
三挑输出颜色
这个颜色说的可不是机器的颜色，而是说打印机打印的色彩模式。经常能收到网友或者朋友咨询，价格差不多的情况下，到底是选黑白激光机还是商用彩色喷墨打印机。其实对于我来说很简单，如果每月打印量不是特别高，那就选择商用喷墨打印机——可以随时打印彩色文档。对于快速发展中的中小企业来说，每一次对外形象的展示，都有可能是一次发展际遇，一个重要客户的方案、报告，如果使用彩色打印都能反应出对客户的尊重，也体现了企业对品质和细节的追求。现在使用商用喷墨打印机进行彩色打印的成本并不高，也就是2毛、3毛而已，在文印店打印一页A4文档起码也要5毛、1块的（不同城市价格略有不同），哪个便宜还不是一目了然。像佳能的MAXIFY高速商用喷墨打印机，以及惠普的惠商系列商用喷墨打印机，都可以实现比较低的打印成本。
佳能MB5480
四看速度
其实很多人都有一个固有的印象，打印速度不太重要，18页/分钟和30页/分钟没什么区别，但是，这是在你打印量少并且又不着急的情况下。如果你要打印一份几十页甚至上百页的文档，或者还有2分钟开会你却有一堆资料没有打印的情况下，体会一下站在打印机旁的感受？绝对是度日如年。所以，在对以上需求进行筛选之后，接下来要看的就是速度了，尽量选打印速度更快的。常听人说，喷墨打印机速度慢，但这都是过去的事了。像佳能MAXIFY高速商用喷墨打印机的黑白文档打印速度已经达到32.5ppm，彩色文档打印速度也达到26.5ppm，首页输出只要6秒，不输同级别的激光机。每次打印的过程，都能节省下几秒甚至几分钟的时间，提高了员工工作效率，何乐而不为？
五选服务
打印机毕竟是一个消耗品，一旦出现故障就要维修。一般新机自带一年免费保修，但超出保修期限之后的维修就要付费了，这就是不可见的隐性成本。不过现在很多厂商也针对商用机型推出了延保服务，只要付出很少的费用，就能保证几年的使用周期。像惠普的Care Pack、爱普生的心加心服务，都提供类似的延长保修期服务。佳能也针对新上市的MAXIFY高速商用喷墨打印机提供可选的延保服务，除新机已经自带的免费一年上门服务，用户还能以299元的价格再购买2年延保上门服务，最长可获得3年的保修期限。既能在这个周期内能得到专业认证工程师的服务保障，也可以免费更换佳能正品零件(正常使用下的零件，详见维修政策的规定)，即便是少量付费，也是明码标价。在维修质量和费用上都获得了保障，而且还是上门服务，省去了人工搬运机器到维修点的时间和费用。
另外还要提到的一点，很多企业觉得厂商官方的售后服务维修费用高，经常会选择非正规渠道的服务商，但有可能这样会花费更高。厂商的售后起码是明码标价，哪儿坏了换哪儿，但非正规服务商，经常会小问题大修，大问题反复修，付出更高的隐性成本。
其实可能大家已经看出来了，对于大多数中小企业，使用商用喷墨打印机看来更为适合。确实，因为同样的功能、配置如果要买一台同速度级别的彩色激光打印机，仅购机价格就要贵出很多，而像佳能MAXIFY高速商用喷墨打印机MB5480的京东售价只有2000多元。而且MB5480还有很多对于中小企业十分实用的功能，比如自动双面打印，能够自动节省一半纸张；3.5寸的触摸屏也更符合大家日常的操作习惯；还能设置自动开关机，节能环保。这些功能，都是你花了钱就可以立刻看得见的，总好过默默地将钱花在无穷尽的售后与维修上好得多。而且，对于中小企业来说，人员结构精简，在办公文印设备采购方面也如此，希望少花钱多办事儿，其实一台商用喷墨打印机基本上是可以满足企业的文印需求的。