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用永中Office管理学籍就这样简单 |
出处：中国电脑教育报 |
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| [ 2005-04-01 10:15:09
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作者：伊长林
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责任编辑：zhanghuafeng |
新的学期已经开始了，各个学校的学籍管理员又将忙碌起来：转出手续、转入手续、学籍变动统计、分班学生的学籍变动、全校学生分班级、分年级、分性别，统计人数等等。每转出或转入一个学生，就有大量的数据需要变动，确实是件既需仔细认真，又十分繁琐的工作。现在有了永中Office 2004，学籍管理工作可以变得更为轻松一些了。 一、导入上学期学籍
启动永中Office 2004，在“菜单”工具栏上单击“文件”命令，再执行“打开”命令，打开上学期的学籍文件（一般经过管理部门核准后，下发的上学期学籍都为Excel格式文档）。并把工作表（Sheet1）重命名为“第一学期学籍”。
二、生成新学期学籍
在工作表标签“第一学期学籍”上单击右键，选取“移动或复制工作表”命令，然后在对话框中选择“创建副本”选项，单击[确定]按钮。最后，重命名刚刚创建的工作表“第一学期学籍（2）”为“第二学期学籍”。
三、建立分班学籍
开学初，学籍管理员要下发各班级学籍，以供班主任核对，因此建立分班学籍很有必要。
1. 激活“第二学期学籍”，为当前工作表。执行菜单工具栏中的“数据→筛选→选择”，打开“自动筛选”选项。
2. 单击“学号”列的选项，自定义自动筛选方式，在“学号”“等于”后的“条件栏”中输入“××601××”，就可自动筛选出六年级一班的所有学籍（前两位表示校别，“6”表示年级，“01”表示班别，后两位表示班中学号）。复制自动筛选出的六年级一班的学籍，在新建的工作表中单击“粘贴链接”，并把这个工作表重命名为“六一”。
使用“粘贴链接”的好处在于，只要“第二学期学籍”中六年级一班的学籍发生变动（如更改姓名），“六一”中的学籍也同时自动更新。避免了手工更新的繁琐，这是永中Office 2004特有的创新功能哟！使用同样的方法，建立其他班级的分班学籍。
四、自动统计全班人数
1. 激活“六一”工作表为当前工作表，在学籍数据下面定制能够自动进行统计的函数。
2. 自动统计全班男生人数的函数：比如“COUNTIF(D2:D37, "男")” ，表示在D2到D37的范围内，自动统计数值为“男”的单元格的数量，即全班男生总人数，函数返回值为16。
3. 自动统计全班女生人数的函数：与自动计算全班男生人数的函数相同，只是最后一个参数改为“女”即可。函数返回值为20。
自动统计全班总人数的公式为：“B38=F38+D38” ，其中B38指明存储全班总人数的单元格，并不需要输入。公式的含义为：全班总人数=男生人数+女生人数。自动返回计算结果为36。
这样统计的好处在于，即使有转出学生，在“第二学期学籍”工作表中删除了某数据行，造成分班学籍工作表中某行链接数据的丢失，但不会影响以上各统计结果的正确性，它们会自动更新计算结果。其他班级的人数统计，类似于“六一”班人数统计的方法。
五、自动统计全校人数
新建一个工作表，重命名为“全校人数统计”。设置好表格横、纵栏。在所需的各班级人数数据的单元格中输入“=”，然后用鼠标点取相应工作表、相应单元格即可。这样，所有工作表中的各班级学生数、男生数、女生数都会随“第二学期学籍”工作表中的数据变化而更新。至于全年级学生数和全校学生数，可用公式或SUM()函数自动计算，因比较简单，不再一一详述。
六、转入和转出管理
新建两个工作表分别重命名为“转出”和“转入”。
1. 转出工作表前几列分别规划为申请日期、转入学校、联系电话、手续办齐日期，最后为学籍数据。有转出学生时，其学籍数据先从“第二学期学籍”工作表中“复制”，再“粘贴”到这里，然后清空“第二学期学籍”工作表中的这一数据行。上面所提到的统计数据会自动变化、同步更新。
2. 转入工作表前几列分别规划为原学校、联系电话、编入班级，最后为学籍数据。有转入学生时，先“复制”其学籍数据，插入到“第二学期学籍”工作表中相应位置，再“复制”，插入到分班学籍中的相应位置。上面所提到的统计数据会自动变化、同步更新。
七、学籍变动统计表
上级学籍管理部门下发的“学籍变动统计表”均为Word格式文档。为了方便管理，我们可以把这个文档导入永中Office 2004中。在永中Office 2004的“导航面板”中选择“文字处理”，单击鼠标右键，执行快捷菜单中的“导入Microsoft Office文档”命令，打开“学籍变动统计表”即可。
“学籍变动统计表”的填写，参照“转出”工作表和“转入”工作表填写变动情况即可。
采取以上方法用永中Office 2004管理学籍的好处在于：与学籍管理相关的文件可保存在一个集成文件中，便于集中管理；统计数据自动更新；如果与没有安装永中Office 2004的用户交换数据，也十分简单，只要另存为“全部Microsoft Office格式”即可。
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