传真机怎么复印后发送？

传真机本身不能直接“复印后发送”，它必须先完成复印动作，再将已复印出的纸质文件作为新原件重新放入进纸口，才能启动传真流程。这一操作逻辑源于传真机的硬件架构——其复印与传真功能虽共用扫描组件，但信号处理路径彼此独立：复印仅在本地生成物理副本，而传真需将扫描图像编码为ITU-T T.30协议数据，经电话线路实时调制解调传输。实际使用中，用户常将发票、证件等特殊尺寸材料先复印至标准A4幅面，既规避进纸兼容性风险，又提升远端接收清晰度；IDC行业报告显示，超六成企业级传真场景采用“先复印、再发送”双步操作，以兼顾文档完整性与传输成功率。

一、复印环节的规范操作流程

将待传文件内容面朝下平铺于传真机扫描玻璃板，确保四角对齐定位标线；若为多页材料，可使用自动进纸器（ADF），但单次放入不得超过设备标注上限（通常为10页，纸张克重建议60–90g/m²）。按下机身“复印”键后，观察指示灯是否常亮，再按“开始”触发扫描。此时需留意出纸状态：若首张未从上方出口顺利吐出，说明扫描未完成，应暂停并检查纸张是否歪斜或有折痕。复印完成后，务必从下方出纸口完整取出副本，避免残留纸屑影响后续传真进纸。

二、发送前的关键准备动作

将刚复印出的A4纸张重新整理，文字面朝下置入进纸托盘，注意纸边与导板贴合，不可超出进纸槽刻度线。部分机型支持“复印+传真”一键联动模式，需在复印完成后不取纸，直接按“传真”键进入拨号界面——但该功能依赖固件版本，建议查阅说明书确认是否启用。若对方为自动应答传真机，需提前确认其线路畅通；若为人工接听，则需准备好简短说明，如“您好，这里是XX公司，现需向贵方发送一份加盖公章的合同传真，请开启接收”。

三、传真传输的精准执行步骤

拿起听筒或按下免提键，输入完整传真号码（本地直拨、长途加区号、国际加国家代码）。听到清晰连续的“嘀——”声（即CNG信号音）后，立即按“启动”键；若对方人工接听，须待其发出“请发”指令并同步听到信号音再操作。传输过程中切勿中断供电或强行抽纸，屏幕将实时显示页数与进度百分比。结束后，机器自动打印发送报告，重点核对“Sent OK”标识及页数是否一致。

四、替代方案与数字延伸建议

如需将复印件内容发至邮箱，必须脱离传真机独立完成：使用高分辨率扫描仪生成300dpi以上PDF文件，或用手机拍摄时开启网格线辅助构图、启用专业模式控光。随后通过电脑端邮箱上传附件发送，此方式规避了电话线路质量波动带来的传输失败风险，且便于存档追溯。

综上，“先复印、再发送”并非冗余步骤，而是保障文档规格统一、提升远端识别率与法律效力的有效实践。