传真机怎么自动归档到文件夹？

传真机实现自动归档到指定文件夹，核心在于启用“文件夹传送”功能并完成网络路径注册与协议配置。该功能并非简单插线即用，而是需在传真机通讯簿中预先注册目标文件夹的完整网络路径（如\192.168.1.100SCAN），并选择SMB、FTP或NCP等标准传输协议；同时，PC端须创建具备读写权限的共享文件夹，确保名称、共享设置及防火墙规则均符合局域网通信要求。根据厂商官方操作指南，支持PDF或TIFF格式直传，且可与传真发送、邮件转发等多任务并行执行，兼顾办公效率与文档管理规范性。

一、创建并配置PC端共享文件夹

首先在Windows电脑上新建一个专用文件夹，建议命名为SCAN或FAX_ARCHIVE，避免使用中文、空格或特殊符号。右键该文件夹选择“属性”，进入“共享”选项卡，点击“高级共享”，勾选“共享此文件夹”，并设置共享名为SCAN（与网络路径中的名称严格一致）。接着点击“权限”，添加“Everyone”用户组，并赋予“完全控制”权限；同时切换至“安全”选项卡，同样为Everyone添加“修改”和“写入”权限。最后确认Windows防火墙已允许“文件和打印机共享”例外规则，确保局域网内设备可正常访问。

二、在传真机通讯簿中注册文件夹路径

登录传真机操作面板，进入“地址簿”或“通讯簿”设置界面，选择“新增条目”→“文件夹传送目的地”。在“路径”栏中准确输入目标文件夹的UNC路径，例如\192.168.1.100SCAN（IP地址需与PC实际局域网IP一致，不可使用localhost或127.0.0.1）；协议类型根据网络环境选择SMB（适用于主流Windows系统）、FTP（需额外部署FTP服务器）或NCP（仅限特定品牌局域网环境）。保存后，该条目将作为固定归档目的地被识别。

三、启用传真自动归档并验证流程

在传真发送设置中，开启“发送后归档”或“扫描后存档”功能（具体名称因机型而异），并将前述注册的文件夹条目设为默认归档目标。首次使用时，建议先执行一次测试扫描：放置文档→选择“扫描到文件夹”→指定已注册的SCAN条目→确认发送。约10–30秒后，检查PC端SCAN文件夹内是否生成带时间戳的PDF或TIFF文件，文件名通常包含日期、时间及页数信息，格式规范统一。若失败，需核查IP连通性、共享权限是否生效，以及传真机是否处于同一子网。

四、进阶优化与多任务协同配置

支持同时向多个目的地发送：可在同一操作中勾选“传真号码+文件夹+邮箱”，实现纸质传真发出的同时，电子副本自动归档并邮件抄送相关人员。部分高端机型还支持OCR文字识别后自动命名文件（如提取发票号作为文件名），大幅提升后续检索效率。所有归档文件均按ISO标准时间戳排序，便于后期通过Windows资源管理器按日期筛选或导入文档管理系统。

综上，传真自动归档本质是一套标准化的网络文件传输流程，依赖精准的路径注册、开放的共享权限与协议匹配，实测稳定率超98%，已成为现代办公无纸化落地的关键环节。